Comme leur nom le laisse deviner, les frais généraux représentent une partie majeure des dépenses d'une société: comment les identifier et les calculer? Comment les réduire et les optimiser? Zoom sur l'un des piliers de votre trésorerie d'entreprise. Frais généraux: définition Par définition, les frais généraux désignent l'ensemble des coûts engagés par une entreprise afin de mener ses activités quotidiennes et donc, de générer des revenus. Les frais généraux représentent ainsi les coûts de fonctionnement d'une société et sont complémentaires aux frais de vente et aux frais administratifs. Ensemble, ces trois postes de frais forment les frais d'exploitation (ou charges d'exploitation). Ainsi, les frais d'exploitation auxquels appartiennent les frais généraux constituent une diminution de l'actif net de l'entreprise, à l'inverse des immobilisations qui, quant à elles, constituent le patrimoine de la société et augmentent donc son actif net. Dans la vie d'une entreprise, l'analyse des frais généraux en comptabilité de gestion permet donc d'évaluer la rentabilité d'une entreprise en comparant la valeur de son chiffre d'affaires à celle de ses frais généraux.
Dans une entreprise, les frais généraux permettent d'analyser d'une part, la santé financière d'une entreprise et d'autre part, de vérifier la rentabilité de cette dernière. Ils sont donc des éléments incontournables en comptabilité de gestion. Quels sont les différents types de frais généraux? De quoi s'agit-il spécifiquement? Comment tout cela fonctionne? Découvrez tout ce qu'il y a à savoir sur la notion de frais généraux. Définition des frais généraux Les frais généraux correspondent aux coûts de fabrication en dehors des coûts de la main-d'œuvre et des matériaux directs. En d'autres termes, les frais généraux représentent tous les coûts de fonctionnement engagés par l'entreprise afin de générer des revenus. Ils sont comptabilisés dans le journal des achats de l'entreprise. Les différents types de frais généraux La classification des frais généraux en fonction de leur caractère est importante pour faciliter l'analyse des résultats d'exploitation. Cette classification peut se faire en trois catégories à savoir: Les frais généraux fixes: également appelée coût de structure, cette catégorie regroupe les charges structurelles liées à l'existence de l'entreprise.
Réduction des frais généraux et administratifs Peu de frais généraux et administratifs sont variables; par conséquent, la réduction des frais administratifs est une proposition difficile. Comme les frais administratifs ne contribuent pas directement aux ventes ou à la production, la direction est fortement incitée à réduire les frais généraux et administratifs d'une entreprise. Toutefois, comme ces frais sont généralement fixes, la capacité de les réduire est limitée. Les entreprises qui ont une gestion centralisée ont tendance à avoir des frais généraux et administratifs plus élevés. La décentralisation et la délégation de certaines fonctions à des filiales peuvent réduire considérablement les frais généraux de surveillance.
C'est le cas de l'eau, du gaz, de l'électricité. Ces types de frais généraux sont particulièrement intéressants à auditer dans la mesure où ils vont varier avec la surface occupée, le nombre de collaborateurs, la performance énergétique du bâtiment; Les frais généraux prennent en compte également la taxe professionnelle, la taxe foncière mais aussi les différents impôts locaux. Les impôts sur les sociétés sont également à prendre en compte; Le coût des employés administratifs est généralement repris dans le calcul des frais généraux. Ils n'ont pas d'impact direct sur la production de l'entreprise. Le salaire et les cotisations sociales liées à ce dernier le sont également pourvu qu'ils ne soient pas liés directement au chiffre d'affaires; Toutes les entreprises disposent d'une assurance responsabilité civile professionnell e (normalement oui même si c'est plus fortement conseillé qu'obligatoire). Cela fait partie des frais généraux au même titre que les autres éléments cités dans cet article; Les logiciels informatiques entrent dans le calcul, mais aussi les éventuels frais postaux et téléphoniques, les travaux d'entretien et de réparation, les vêtements de travail, les frais bancaires, les fournitures d'équipement; L' aspect publicitaire et marketing, souvent considéré à tort comme annexe, doit intégrer les frais généraux.
Afin d'éviter tout abus l'administration fiscale précise également: « Lorsque que les fonctions exigent un contact direct et permanent avec le public, les frais de prothèses dentaires ou auditives peuvent, dans les limites définies, être regardés comme ayant un caractère professionnel, étant précisé que l'exercice des fonctions doit être effectif ». Attention, il est rappelé qu'il appartient au service des impôts d'apprécier ces situations, sous le contrôle du juge de l'impôt, au regard des justifications apportées. Cadeaux d'affaires L'administration fiscale admet la déductibilité des cadeaux d'affaires offerts en fin d'année à des clients nommément désignés, lorsque la valeur n'est pas exagérée au regard de l'activité et du chiffre d'affaires. Conformément aux principes il faut que ces cadeaux soient offerts dans l'intérêt direct de l'entreprise et que les justificatifs, répartition et motifs soient conservés. 1 er Exemple: les cadeaux offerts aux clients, ainsi qu'à leurs épouses et leurs familles, à l'occasion d'événements privés et notamment familiaux, (naissance, mariage…) sont exclus des charges déductibles.